Mini-Club Board: un logiciel dédié aux clubs enfants de campings

Fruit de l’association entre un responsable animation en camping et un informaticien, Mini-Club Board est un logiciel qui permet de gérer à la fois les inscriptions et les effectifs de votre mini-club.

Très classiquement, l’animation pour les enfants dans un camping repose sur les mêmes règles et fonctionnement. Elle s’organise, par tranches d’âges, autour d’un ou de plusieurs « clubs » avec un programme d’activités ayant pour critère majeur l’âge des participants.

Pour faciliter la vie des gestionnaires de campings, des équipes d’animation, et le parcours client, Michaël Feuillet responsable d’animation en camping , a créé avec un informaticien, Nicolas Toublanc, un logiciel baptisé  Mini-Club Board . Le but : gérer à la fois les inscriptions et les effectifs enfants du mini club.

Le principe de fonctionnement de ce logiciel repose principalement sur une double entrée. Les parents inscrivent leurs enfants en ligne avant leur départ en vacances ; en quelques clics, ils renseignent  une fiche pour chacun de leurs enfants avec des renseignements tels que : âge, nationalité, téléphone des parents, numéro d’emplacement dans le camping. Il est également demandé si l’enfant sait ou non nager, s’il a des allergies éventuelles, s’il peut rentrer tout seul du club-enfants, etc.

Chaque animateur dispose d’une tablette, d’un ordinateur ou d’un smartphone, où sont référencés tous les enfants inscrits au club. Il peut, juste en cliquant sur un nom, accéder à la fiche complète de l’enfant. Il devient alors très facile d’organiser les animations et les groupes de participants. Dans le cas d’un nouvel arrivant, l’animateur peut aussi remplir une fiche à partir de sa tablette.

Des parents rassurés

Mini-club board présente un gros intérêt pour les parents :  ils savent en permanence où est leur enfant et ce qu’il fait, l’animateur pointant en début de séance, les enfants présents. Les parents sont automatiquement prévenus sur leur smartphone dès qu’un enfant arrive ou quitte le mini-club. Ils reçoivent aussi une alerte pour les prévenir que le club va bientôt fermer. L’autre utilité induite de ce programme pour le camping, c’est la possibilité pour le professionnel d’établir des statistiques et notamment d’avoir une vision très précise des animations qui fonctionnent et de celles qui sont moins prisées. Il peut analyser les chiffres quotidiennement et ainsi faire évoluer le programme en continu.

Des évolutions à venir

Depuis la mise en ligne de sa première version déjà utilisée par une dizaine de campings, Mini-club Board évolue en permanence. Pour la saison 2019, l’app mobile (gratuite, IOS et Android) permet aux parents de savoir où se trouvent leurs enfants grâce aux alertes automatiques. Elle permet aussi d’inscrire les enfants sur place . De plus, Mini-club Board possède désormais la fonction « pré-inscription » qui permet aux enfants de réserver leur place à l’avance pour les activités de leur choix. Pratique quand l’activité est limitée en nombre de places.

Plus intéressant encore, dans prochaine version du programme, il sera désormais possible de coupler Mini-Club Board et le logiciel de réservation du camping. Cela permettra l’inscription automatique des enfants dès la réservation mais aussi, pour le patron de camping d’anticiper sur son programme d’animation. 

Les concepteurs de Mini-club Board proposent trois forfaits. Le forfait « Basic » gratuit, aux fonctionnalités limitées, idéal pour les petites structures ;le forfait PRO (490 € HT par an) comprend les fonctions de base (programme, planning des animations, création de fiches, mise à jour régulière, exports Excel pour les statistiques, etc). Le forfait EXPERT (649 € HT par an) propose en plus l’appli pour smartphone, l’envoi de notifications automatique aux parents, etc.). Enfin, le forfait « Gold » (prix sur demande) ajoute d’autres fonctionnalités comme les passerelles entre le programme de réservation et « Mini-club Board » ainsi que de multiples possibilités de personnalisations.

 Découvrez le logiciel sur https://miniclub-board.com/professionnels