Management : la définition de fonction

Vous souhaitez formaliser davantage la gestion des ressources humaines au sein de votre camping.

Commencez par la définition des fonctions.Grâce à un organigramme précis et des fiches de postes claires, la définitions des fonctions de chacun vous apparaitra vite comme un outil indispensable pour bien recruter, mais aussi faire évoluer et motiver votre personnel, tout comme pour mener vos entretiens d’évaluation. Rédiger des fiches de posteChaque salarié occupe un poste de travail. Il y a donc autant de fiches de poste que de salariés dans l’entreprise. La fiche de poste n’est pas une fiche « métier ». Deux salariés qui font le même métier au sein de l’entreprise, par exemple animateur, ne font pas nécessairement le même travail. La fiche doit donc être adaptée à chaque poste.Une fiche de poste est constituée de trois parties : présentation générale, mission/activités, compétences/diplômes/expérience (Voir un exemple en encadré). La présentation générale permet au salarié de bien comprendre le contexte. On y trouve le titulaire (nom et prénom, date de prise de fonctions), l’intitulé succinct et explicite (le plus souvent la dénomination d’un emploi type), le lieu de travail, la situation dans l’organigramme avec les relations hiérarchiques (responsable hiérarchique et éventuellement postes à encadrer) et les relations fonctionnelles, les spécificités (astreintes, déplacements…) et enfin les enjeux du service (ou du poste s’il s’agit d’un poste directement rattaché à la direction).

La deuxième partie permet au salarié d’identifier clairement le travail à réaliser. Elle liste les missions et activités du poste. Les missions correspondent aux finalités (Pourquoi ce poste ?) et les activités décrivent ce qui doit être effectué pour réaliser les missions (Que fait-on à ce poste ?).

La troisième partie est orientée « recrutement » et sera particulièrement utile pour recruter un successeur à l’occupant actuel du poste. Y sont précisées les compétences requises : les savoirs et savoir-faire nécessaires pour mener à bien les activités (On part donc des activités pour définir les compétences). Ces compétences sont complétées par les diplômes et l’expérience demandés. Clarifier l’organigrammeOutil de clarification et cadre de référence permettant au salarié de mieux comprendre son poste, la fiche de poste est aussi un outil de communication, notamment lors de sa rédaction. En effet s’il appartient au responsable hiérarchique de valider la fiche de son collaborateur, on a toujours intérêt  à procéder à un travail croisé. Collaborateur et hiérarchique réalisent chacun de leur côté une fiche de poste en partant de la situation réelle mais aussi en réfléchissant aux évolutions à envisager. Les travaux sont ensuite rapprochés pour aboutir à LA fiche de poste. Ce travail permet un dialogue sur les activités, les compétences requises, acquises et restant à acquérir. La fiche de poste correspond à la situation du poste à un moment donné ; elle n’est donc pas définitive et doit évoluer avec le contenu du poste. L’entretien annuel est l’occasion de l’actualiser. A l’échelle de l’entreprise, la réalisation des fiches de poste permet une réflexion sur l’organisation. Elle impose de se référer à un organigramme clair, donc écrit. La fiche de poste permet au salarié d’identifier clairement ses subordonnés (s’il en a) et son responsable hiérarchique (N+1 ou référent en jargon des ressources humaines). Pour une mission donnée, un collaborateur ne peut avoir qu’un seul référent. Il y a donc lieu d’éclaircir la répartition des fonctions entre les dirigeants eux-mêmes, particulièrement dans les petites entreprises familiales. En effet, si dans ces entreprises, il n’existe pas nécessairement de service – et donc de chef de service – correspondant à toutes les grandes fonctions de l’entreprise (marketing, communication, accueil, ménage/propreté, administratif, entretien/maintenance), il n’en demeure pas moins nécessaire, afin d’éviter la confusion, d’attribuer ces responsabilités. Ainsi dans un camping dirigé par un couple, si madame est « responsable » de l’accueil, assistée en juillet et août de réceptionnistes  saisonniers, elle seule est N+1 des réceptionnistes et monsieur devra donc s’imposer de ne pas intervenir directement dans leur travail.