Management : l’entretien annuel d’évaluation.

Fin d’année, préparation de la saison suivante… C’est le moment de fixer les objectifs de vos collaborateurs.

Dans l’arsenal des outils à disposition du manager d’entreprise, l’entretien annuel d’évaluation  remplit trois fonctions essentielles :  expression et écoute, évaluation proprement dite et progression. En vous l’appropriant, vous améliorerez l’efficacité de votre management. L’entretien d’évaluation est un entretien en face à face entre le salarié (l’évalué) – et son supérieur hiérarchique direct (N+1, l’évaluateur). Avec la fiche de poste, c’est l’outil central de gestion des compétences : pour permettre au salarié de se situer par rapport aux nécessités pour réussir à son poste, pour l’entreprise afin d’accompagner le salarié dans son évolution.Six objectifs à atteindreL’entretien d’évaluation correctement préparé et mené permet d’atteindre six objectifs:1/ Modifier la fiche de poste compte tenu des évolutions de fonction constatées dans l’année passée.2/ Faire le bilan de l’année écoulée : pour chaque critère d’évaluation et en se basant sur des faits, les points positifs et les points à améliorer ; le niveau d’atteinte des objectifs fixés lors de l’entretien de l’année précédente ; l’analyse des facteurs qui ont engendré les points négatifs ou empêché l’atteinte des objectifs ; l’analyse des forces pour encore mieux les utiliser.3/ Définir des objectifs et un plan d’action concertés pour l’année à venir précisant les objectifs négociés en entretien, les résultats attendus, les moyens et l’organisation à mettre en œuvre, les délais, les dates d’entretiens intermédiaires et final pour faire le point sur ces objectifs et leur niveau d’atteinte.4/ Faire le bilan des formations suivies dans l’année par l’évalué avec le degré de réponse à ses attentes, les actions et changements engagés suite à ces formations.5/ Lister les besoins en formation pour l’année à venir en précisant les objectifs et les besoins auxquels ces formations répondent.6/ Entendre les souhaits du collaborateur en terme d’évolution dans son poste, de changement de poste ou de promotion.Favoriser le dialogueLors de leur mise en place, il convient d’expliquer collectivement au personnel l’intérêt et l’utilisation des entretiens. Si nécessaire une formation est proposée aux évaluateurs. Les entretiens d’évaluation doivent concerner l’ensemble du personnel. Il est préférable que tous les entretiens se déroulent sur un ou deux mois, sur une période où l’activité est la plus creuse. La première année, les entretiens peuvent être mis en place progressivement en commençant  par le personnel d’encadrement.D’une durée d’une à deux heures, l’entretien se déroule dans un lieu neutre (surtout pas le bureau de l’évaluateur) et tranquille en s’organisant pour ne pas être dérangés. L’entretien est mené par l’évaluateur mais celui-ci prend soin de ne pas entrer trop rapidement dans l’évaluation et veille à détendre l’atmosphère ; en début d’entretien, il en rappelle le cadre et les finalités ainsi que son déroulement (durée, étapes). L’entretien doit être un moment de dialogue constructif, une relation d’échange et de coopération.Une étape est consacrée à chacun des six objectifs décrits ci dessus. À chaque étape, la parole est d’abord donnée à l’évalué puis, après avoir reformulé les points les plus importants évoqués par l’évalué, l’évaluateur présente sa propre vision. Les points de divergence éventuels sont discutés de manière à arriver à une formulation commune.Les objectifs définis dans le plan d’action prévoient des bilans intermédiaires et un bilan final ; en effet, l’entretien d’évaluation n’a d’intérêt que s’il s’intègre dans un ensemble d’échanges réguliers entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique. L’entretien fait l’objet d’un compte rendu cosigné par l’évalué et l’évaluateur.Soigner la phase de préparationLes entretiens sont planifiés de manière à en connaître la date au moins 15 jours à l’avance et ainsi permettre leur préparation. Évalué et évaluateur préparent l’entretien chacun de leur côté, par écrit, sur la base d’un guide commun conçu pour atteindre tous les objectifs.Pour la partie évaluation proprement dite, ce guide précise les critères d’évaluation. Parmi les critères, on retrouve la ponctualité, le respect des plannings, l’implication professionnelle, la productivité, la maîtrise technique, l’efficacité et la qualité du travail, l’organisation et planification du travail, la coopération et le travail en équipe,  l’engagement, la force de proposition, la volonté de progresser.Pour un cadre, s’ajoutent l’animation et la conduite d’équipe, la définition d’objectifs pour son service et ses collaborateurs, la mesure et le contrôle des résultats. Le guide propose également un tableau permettant de présenter les points positifs et deux ou trois  points importants à améliorer. Ces points sont établis sur la base de faits relevés tout au long de l’année dans la mise en œuvre des missions, des activités et des compétences. Quant au plan d’action pour l’année à venir, une fiche permet de présenter les objectifs qui peuvent être des objectifs de progrès en lien avec les points à améliorer mais aussi des objectifs en termes d’actions nouvelles à mener. Quels que soient la taille de l’entreprise et le nombre de salariés, l’entretien d’évaluation améliore le dialogue et les performances. Une bonne occasion de transformer ce qui est souvent considéré comme une contrainte administrative en  outil de progrès !