En 2012, déléguez plus, déléguez mieux !

La délégation présente bien des avantages. Temps gagné pour celui qui délègue. Développement des compétences et gain de motivation pour celui à qui la mission est déléguée. Bien utilisée, la délégation peut servir la dynamique de votre entreprise.

Déléguez pour mieux avancer

Il ne faut pas confondre répartition des tâches et délégation. Déléguer, ce n’est pas confier une tâche (encore moins une tâche fastidieuse ou dévalorisante dont on a envie de se débarrasser !). Déléguer, c’est confier à un collaborateur de son choix une mission qui ne fait pas partie de ses attributions habituelles. Une délégation est par définition temporaire.

Tout le monde s’accorde sur ce principe : un bon chef doit savoir déléguer. Pourtant dans la pratique, beaucoup de dirigeants et de cadres ont du mal à le faire. Les freins évoqués sont souvent les mêmes. D’abord, l’impression de perdre du temps : «J’ai plus vite fait de faire moi-même ; je vais perdre mon temps à expliquer et à contrôler.» Et pourtant les responsables les plus débordés sont souvent ceux qui délèguent le moins…

 Et pourtant que d’avantages ! Les missions déléguées permettent de se consacrer à d’autres missions, éventuellement plus importantes. La délégation est souvent la seule manière d’assurer la réalisation de missions que, de toute manière, nous n’aurions pas le temps de réaliser nous-mêmes. Bien menée, la délégation permet de faire monter ses collaborateurs en compétence, de maintenir et d’augmenter leur motivation. Les collaborateurs voient dans une nouvelle mission confiée par délégation l’occasion de diversifier leur activité, de rompre avec l’habitude ; ils la vivent comme une marque de confiance et un signe de reconnaissance.

Six étapes pour bien déléguer

Gérer son personnel implique souvent une bonne organisation. Voici quelques étapes à suivre afin de déléguer ses tâches dans de bonnes conditions.

1/ Définir les compétences requises. Il convient de bien réfléchir aux compétences nécessaires pour mener à bien la mission. Une mission sur dimensionnée par rapport aux capacités d’un collaborateur pourrait le conduire à l’échec.

2/ Choisir le délégataire. Bien entendu, on propose la mission à un collaborateur qui possède les compétences requises ou dispose du potentiel pour les acquérir à cette occasion. La proposition se fait en argumentant sur l’intérêt qu’elle représente pour l’entreprise et pour le collaborateur. On s’assure également de la motivation et de la disponibilité du délégataire. On pourra, le temps de la mission, retirer des tâches habituelles pour libérer du temps à un collaborateur surchargé. Pour rassurer le futur délégataire, on l’assure que des points réguliers seront réalisés pour l’aider en cas de besoin et faire le point. Une délégation bien proposée est rarement refusée. Toutefois, si le collaborateur ne semble pas motivé ou disponible, mieux vaut chercher un autre délégataire.

3/ Elaborer une fiche de mission. Si confier une tâche peut se faire oralement, pour confier une mission, vous avez tout intérêt à vous appuyer sur une fiche de mission définissant l’ (les) objectif(s), les étapes, les délais, les moyens matériel, humains, financiers mis à disposition, les modalités de suivi et les critères d’évaluation (voir exemple de fiche en encadré). Cette fiche est en quelque sorte le contrat de délégation ; son élaboration conjointe par le déléguant et le délégataire permettra d’échanger sur la mission et de la rendre plus explicite.

4/ Officialiser la délégation. Les autres salariés de l’équipe ou de l’entreprise doivent être informés de cette délégation, ce d’autant plus que la mission nécessitera le plus souvent leur collaboration.

5/ Suivre la réalisation. Le déléguant, une fois la mission confiée, ne doit pas s’en désintéresser ; il en reste responsable. La contrepartie de cette responsabilité, c’est le contrôle ; il n’y a pas de délégation sans contrôle. Mais attention à ne pas confondre contrôle et intervention dans la réalisation de la mission. L’art de la délégation, c’est un équilibre subtil entre autonomie et contrôle protecteur. Le délégant doit rester en retrait et laisser le délégataire mener la mission, surmonter les difficultés, tout en l’observant pour éviter les dérapages. Plus que contrôler, il s’agit de suivre, être tenu informé de l’avancement de la mission, faire le point, encourager, envisager des actions correctives. La délégation peut aussi être une délégation de pouvoir : pendant son absence, le hiérarchique confie à son collaborateur une partie de son pouvoir (par exemple, durant sa semaine de congé, le chef de réception confie à une réceptionniste la responsabilité du service). Dans ce cas, le suivi s’effectuera à distance, par exemple par entretien téléphonique.

6/ Clôturer la mission. La fin de la mission est l’occasion d’un bilan final avec évaluation des résultats et de la conduite de la mission (méthode, autonomie, etc.) sur la base des critères définis dans la fiche d’objectifs. En cas de réussite, le déléguant la reconnaît et en attribue le mérite  au délégataire. Ce faisant, il gagne la confiance de son collaborateur pour demain, lui proposer, de nouvelles délégations.

Exemple de fiche de mission

Elaborer une fiche de mission permet de suivre facilement le travail accompli par son personnel et de faire rapidement le point. Voici un exemple de fiche de mission. 

Objectifs

– Valoriser et faire connaître le camping autrement que par un discours institutionnel et commercial.

– Mettre en valeur l’environnement naturel, culturel, événementiel.

– Fédérer les clients.

– Améliorer le référencement naturel du site Iinternet.

Etapes

1/ Choisir une plate-forme de blog. A produire : étude comparative des principales plates-formes.

2/ Faire réaliser un bandeau dans le respect de l’identité visuelle de l’entreprise. A produire : cahier des charges

3/ Définir la ligne éditoriale. A produire : définition des cibles, de leurs attentes, des thèmes à aborder, des types de billets à publier, du style d’écriture, de la périodicité de publication.

4/ Définir les rubriques.

5/ Constituer une équipe de rédaction, la former à l’écriture Web.

6/ Faire connaître le blog. A produire : recensement des moyens potentiels de promotion du blog.

Délais

– Mise en ligne du blog: 1er avril2012. A produire : rétro planning avec date de réalisation pour chacune des étapes.

Moyens

Durant la période de mise en place du blog, le délégataire sera déchargé de ses obligations habituelles une demi-journée par semaine à consacrer à la mission (réunions de suivi comprises).

Modalités de suivi

Réunion déléguant/délégataire les premiers et troisième lundis de chaque mois de 8 h 30 à 9 h 30 : point sur la mission (actions menées, résultats obtenus, décisions à prendre, actions prévues, difficultés rencontrées).