Entretiens d’embauche : réussir vos recrutements

L’objectif des entretiens est d’identifier le meilleur parmi les candidats, en recherchant de manière objective les preuves des compétences et des qualités requises pour le poste. 

Les conditions pour réussir vos recrutements

Grâce à la fiche de poste, vous aviez défini les compétences techniques et les qualités requises. Votre offre d’emploi reprenant les éléments de cette fiche,largement diffusée, vous a permis de collecter de nombreux CV et lettres de motivation.

Parmi ces CV, vous avez sélectionné pour les recevoir en entretien les quatre à six candidats aux expériences, diplômes et qualités présumées qui correspondent le plus aux éléments définis dans la fiche de poste. L’idée est maintenant de se préparer à l’entretien.Difficile de bien mener un entretien dans l’improvisation en ayant tout juste relu le CV. Trop de recruteurs avouent se fier à leur intuition : « Ce candidat m’a fait une bonne impression » ou au contraire « Celui-là ne m’inspire pas », alors qu’il s’agit d’adopter une démarche objective.

Pour cela, bâtissez-vous une fiche d’entretien par candidat. Elle comportera pour chaque critère de choix les questions prévues, un emplacement pour prendre les notes durant l’entretien, une échelle de notation de un à quatre pour noter les critères après l’entretien avec un espace où porter les observations justifiant cette note. Pour définir les critères de choix, repartez des compétences et qualités de la fiche de poste. Retenez-en de cinq à dix, les plus importantes.

Place aux questions ouvertes

Après analyse des CV et des lettres de motivation, préparez pour chaque critère les questions à poser à chaque candidat. Les bonnes questions sont celles qui permettent une recherche des faits prouvant ou non les compétences, les qualités du candidat. Vous devez donc privilégier les questions ouvertes et les questions concrètes, spécifiques et ciblées qui permettent de s’attacher à la réalité vécue, qui amènent le candidat à fournir des renseignements. Vous éviterez les questions fermées qui amènent le plus souvent le candidat à répondre par oui ou par non, ainsi que les questions générales ou abstraites qui apportent des réponses théoriques ou préparées. Une question fermée comme : « Etes-vous organisé ? » entraînera probablement une réponse du type: « Oui, très… Il faut savoir anticiper. » Une telle réponse ne garantit rien. En revanche, une question ouverte comme « Quels outils utilisez-vous pour vous organiser dans votre poste actuel?», suivie de questions d’approfondissement de la réponse,vous permettra d’obtenir des réponses révélant les capacités réelles du candidat.

Les conditions pour réussir un entretien

Pour optimiser vos chances de trouver le candidat qu’il vous faut, vous devez avant tout le mettre en confiance. 

C’est d’abord une question de temps et de lieu. Prévoyez environ une heure d’entretien en consacrant de cinq à dix minutes à chacun des critères de choix. Choisissez un lieu calme et prenez toutes dispositions pour ne pas être dérangé.

Attachez-vous à créer un climat qui mette le candidat à l’aise plutôt que sous pression (il l’est déjà suffisamment), adoptez une attitude chaleureuse et ouverte ; vous révélerez ainsi plus facilement l’ensemble des qualités. Soyez ponctuel. Allez accueillir le candidat avec un mot de bienvenue. En début d’entretien, informez-le sur le déroulement des opérations: « J’ai étudié votre CV. Notre entretien durera une cinquantaine de minutes. Après avoir rapidement présenté l’entreprise et le poste, je vous interrogerai d’abord sur votre formation puis sur le poste que vous occupez actuellement. Nous garderons un temps en fin d’entretien pour répondre à vos questions.»

La parole est au candidat

Durant l’entretien, restez neutre (ni approbation ni désapprobation) tout en montrant de l’intérêt et du respect pour votre interlocuteur en le regardant franchement, en notant ses propos. Faites preuve d’écoute. Vous pouvez toutefois interrompre un candidat trop long dans sa réponse. Ne posez qu’une seule question à la fois et approfondissez la réponse par des questions successives (qui ? Quoi ? Comment ? Où ? Pourquoi ?). Ne monopolisez pas la parole. Votre temps de parole ne doit pas dépasser 20% de la durée de l’entretien. C’est le candidat qui passe un entretien ; pas vous. Au fil de l’entretien, notez les principales expressions avec les mots utilisés par le candidat lui-même et non l’interprétation que vous en faites. Attachez-vous aux faits et non à vos impressions. C’est sur ces faits que vous pourrez appuyer votre décision.

En fin d’entretien, proposez au candidat de répondre à ses questions puis informez-le sur la suite du processus de recrutement (existence éventuelle d’un deuxième entretien, date de décision, moyen pour en informer le candidat…). Raccompagnez-le et quittez-le en le remerciant et en lui serrant la main.

Comment rendre une décision ?

Rendre une décision après plusieurs entretiens nécessite une bonne organisation. Il vaut mieux prendre des notes pour chaque candidat et conclure par des observations. Votre choix se fera ainsi plus facilement. Mode d’emploi.

Faites la synthèse à chaud aussitôt après le départ du candidat ; gardez-vous du temps pour cela avant d’enchaîner sur l’entretien suivant. La synthèse aboutit à la notation de chacun des critères et ainsi à la mise en évidence des forces et des faiblesses du candidat. Justifiez votre notation par des observations. Faut-il recruter seul ou s’adjoindre un co-recruteur ? L’entretien à deux recruteurs permet davantage d’écoute, une meilleure prise de notes et une confrontation des perceptions, mais nécessite une bonne répartition des rôles. Si deux recruteurs ont participé à l’entretien, chacun doit faire sa propre synthèse avant la mise en commun. 

Décider sans tarder

Une fois tous les entretiens réalisés, il ne vous reste plus qu’à comparer les fiches d’entretien pour faire ressortir le candidat dont les compétences et les qualités correspondent le mieux au poste. Idéalement, réalisez les entretiens pour un même poste sur une même journée, au pire sur deux journées rapprochées. Cela facilitera votre travail de comparaison.

Pour certaines compétences techniques (comme par exemple la maîtrise de la bureautique ou des langues étrangères), vous pouvez procéder en parallèle des entretiens à des mises en situation. En cas d’hésitation entre deux candidats, vous pouvez procéder à un deuxième entretien pour les départager, même si cela n’avait pas été prévu. Obligez-vous à une décision rapide pour ne pas rater l’embauche d’un candidat qui a pu postuler dans plusieurs entreprises. L’objectif n’étant pas de recruter le « moins mauvais » mais « le meilleur » correspondant aux compétences du poste, il peut arriver que les entretiens ne permettent pas d’identifier un candidat suffisamment compétent. Dans ce cas, il faut reprendre le processus : recherche de candidats, tri sur CV/lettres de motivation et entretiens.